Как оптимизация бизнес-процессов влияет на работу компании?

На чём основана оптимизация?

Решение повысить качество работы всего предприятия принимает руководство компании. Одновременно та же политика может проводиться внутри отдельного подразделения, когда начальник какого-либо отдела (подразделения) пожелает внедрить некоторые новшества, использовать определённые способы улучшения труда, которые поспособствуют повышению эффективности работы всего подразделения.

Первый случай соответствует общему запросу, направленному на проведение общего совершенствования системы. Второй отражает непосредственно конкретику. Запрос при подобном варианте вызван недовольством со стороны руководителя, которого могут не устраивать текущие показатели деятельности подразделения.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Это то лежит в основе оптимизации. Качественное распределение и сокращение используемых ресурсов, предназначенных для реализации поставленной задачи. Главная задача – проведение мер, выступающих как способы улучшения работы, представленных в качестве нового, более эффективного направления деятельности, что в результате даёт возможность максимально оптимизировать рабочий процесс.

Когда нужно проводить улучшение бизнес-процессов

Для некоторых предприятий оптимизация может оказаться весьма затратным мероприятием, поэтому, прежде чем принимать подобное решение, следует изучить ключевые точки деятельности компании.

Оптимизация целесообразна в следующих обстоятельствах:

  • медлительность при принятии и реализации управленческих решений;
  • неудовлетворительное качество продукции;
  • отсутствие чётко обозначенных границ ответственности;
  • слабая координация отделов;
  • несоответствие уровня производительности численности штата.

Важность экономической оценки

Впрочем, желание сэкономить на издержках не представляется единственным мотивом для преобразований. В большинстве случаев в качестве предпосылки для оптимизации рабочего процесса выступает чётко сформировавшееся мнение, что деятельность подразделения в том виде, в котором оно существует на текущий момент, недостаточно эффективна. То есть сотрудники не в полной мере выполняют свои обязанности и необходимо применить некоторые способы оптимизации работы.

Наиболее часто формулировка запроса является своеобразным элементом, приводящим в действие последующий преобразовательный процесс. Именно он (запрос) характеризуется как начальный этап оптимизации. Далее следует формирование направленности на квалифицированный рост, налаживание инструментов для получения качественного результата, параллельно с увеличением выпуска продукции или объёма за единицу времени.

 В конечном итоге происходит снижение себестоимости выполняемых работ и непосредственно самой продукции, а главным достижением становится рост таких показателей, как рентабельность и прибыльность.

 Заключительным этапом становится экономическая оценка мероприятий, выявляющая их перспективность. Она имеет своё важное значение. При её проведении происходит отсеивание лишних мер по оптимизации.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство

Оптимизацию следует отличать от реинжиниринга бизнес-процессов. Реинжиниринг — это однократная революционная методика кардинального изменения деятельности организации, тогда как оптимизация носит эволюционный характер и применяется по мере необходимости и столько раз, сколько это понадобится.

Прежде чем преобразовывать какие-либо процессы, их нужно описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Описание выражается в графическом и текстовом виде.

Как создать информативную модель бизнес-процесса? Профессионалы могут рассказать о критериях, методах и даже специальных языках описания, таких как нотация BPMN, которая считается одним из лучших языков моделирования и существенно упрощает работу проектировщиков.

Читать далее:  Работа в Финляндии 2019 Оформление рабочей визы

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Однако здесь мы рассмотрим основной алгоритм создания полной и понятной схемы.

  1. Определяем границы процесса: описываем начало и окончание. Например, звонок потенциальному клиенту — передача заказа в службу доставки.
  2. Обозначаем основные операции: звонок — презентация продукции — оформление заказа — передача в отдел доставки.
  3. Добавляем переменные (операции, необходимость в которых возникает не всегда): работа с возражениями, консультация технического специалиста и т. п.
  4. Определяем роли участников бизнес-процесса. Роль не тождественна должности: обратите внимание на предыдущие пункты: менеджер консультирует клиента и технический специалист консультирует клиента. Менеджер — это должность, а консультант — это роль.
  5. Дополняем модель документацией: принимаем во внимание не только официальные приказы или инструкции, а вообще любую информацию, важную для функционирования процесса. Например, смс-уведомления клиента о времени доставки заказа.
  6. Включаем в схему программы, базы, материалы, инструменты, которые используются в бизнес-процессе.
  7. Выписываем показатели эффективности, производительности.
  8. Связываем бизнес-процесс с другими видами деятельности компании: там, где заканчивается процесс “продажа”, начинается бизнес-процесс “доставка” и т. п.

Если полученная схема бизнес-процесса понятна даже несведущему в вашем бизнесе человеку, значит, работа по описанию процессов выполнена правильно.

Имея в своём распоряжении наглядные схемы, мы можем оценить оптимальность бизнес-процессов и сделать выводы о необходимости их улучшения.

Критерии оценки:

  • качество конечного продукта;
  • качество промежуточных результатов (продуктов операций);
  • целесообразность действий работников;
  • компактность и скоординированность отдельных частей модели;
  • эффективность управления процессом.

Меры по оптимизации

 Общеизвестные способы оптимизировать работу представляют перечень нижеследующих действий.

1. Использование автоматизации стандартизированной деятельности. Как пример можно привести создание и применение шаблонов, заложенных в компьютерные программы. Позволяет существенно сократить время на выполнение заданий.

2. Отсеивание ставших ненужными работ, которые чётко начинают прослеживаться как при проведении стандартизации рабочих процессов, так и при конечном моменте, когда происходит оценка эффекта результативности.

3. Применение параллельного метода ведения процессов. Ещё одно направление по существенному сокращению времени с сохранением качественных результатов.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Одна из типичных ошибок оптимизации бизнес-процессов в организации — концентрация на психологически значимых, но объективно несущественных элементах деятельности. В результате степень решения проблем получается очень слабой, а зачастую и уходит в минус. Рассмотрим такую ситуацию. При обсуждении срыва сроков доставки менеджер утверждает, что строго придерживался регламента.

Соответственно, руководство начинает модернизировать инструкции. Однако менеджер — не специалист-аналитик, он не может изучить начало и конец процесса, дать оценку работе смежных служб. Если бы эта работа была проделана, могло бы выясниться, что менять нужно не регламент, а, допустим, процесс “продажи”.

Другой недочёт внедрения изменений — интуитивная реорганизация процессов. Источники, по которым можно было бы изучить технологию оптимизации, часто написаны сложным, профессиональным языком и изобилуют непонятными формулами. Подобные “руководства” сложно применить к конкретной производственной обстановке.

И, наконец, самая частая ошибка, которая прослеживается практически в каждой организации, — личное участие высшего руководства в оптимизации. Не являясь специалистами в той или иной области, собственники и топ-менеджеры редко могут действительно грамотно рассчитать объёмы и характер необходимых изменений. Кроме того, они тратят на решение этих проблем своё время, которое могло бы быть использовано для реализации стратегических задач.

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

  • Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;
  • Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;
  • Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;
  • Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;
  • Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;
  • Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;
  • Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.
Читать далее:  Свой бизнес хостинговая компания

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.

Чем характерен реинжиниринг?

Дополнительным пунктом можно считать проведение реинжиниринга деятельности. Что характерно, речь здесь идёт не об увеличении численности всевозможных функций, включая обязанности и поручения руководящего состава. Прежде всего, реинжиниринг как понятие характеризует процесс фундаментального переосмысления и радикальной реконструкции организации (предприятия) и связанных с ней значимых процессов.

1. Предоставление исполнителям возможности самостоятельно принимать решения, что соответственно повышает самоконтроль.

2. Объединение нескольких рабочих операций в один чётко слаженный системный процесс. Это рождает концентрацию ответственности.

Как оптимизация бизнес-процессов влияет на работу компании?

3. Подбор наиболее эффективных вариантов выполнения работ в зависимости от сложившейся ситуации.

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

4. Качественное сокращение общего объема проводимых согласований, всевозможных проверок и контроля.

 Главная цель оптимизации – ускорение выполнения процессов с сохранением и в некоторых случаях повышением качества. Это является основным направлением к прибыльности.

1. Определение основного назначения и экономической направленности подразделения.

2. Обозначение критериев эффективности процессов.

3. Оценка уровня эффективности деятельности подразделения.

4. Определение задач по оптимизации.

Характеристика мероприятий по выявлению недостатков и их устранению

 Сами мероприятия проводятся после анализирования состояния внутренних резервов. Оно, в свою очередь, подразумевает дальнейшее формирование объединённого перечня функций распределённых внутри подразделения.

Перечень по своему составу напоминает должностную инструкцию. Различие состоит в том, что его составляют на всё подразделение в целом, разбив внутри на формулирование функций по отдельным должностям. Можно сказать, что данный перечень, в каком-то смысле являет собой своеобразный список, где прослеживаются конкретные способы улучшения деятельности, касающиеся каждого работника в отдельности.

Читать далее:  Западный бизнес план металлургической компании

Говоря про оценку успешности в отношении выполнения функций, имеется в виду проверка качества выполняемой работы, закреплённой за каждым отдельным сотрудником, согласно упомянутому выше перечня. Вследствие данной проверки могут выявиться различные недочёты у отдельного работника или группы сотрудников, которые он или они должны будут устранить.

 Последующие этапы мероприятий рассматривают такие меры, как выявление зависимости качественного выполнения функций от возникающих субъективных моментов, от факторов, возникающих вне подразделения, и так далее.

В зависимости от масштаба эти работы могут занимать от шести-восьми недель и более.

На практике последовательность действий выглядит приблизительно так:

  • разработка, ввод приказов, распоряжений, утверждающих новые нормы;
  • пилотный запуск бизнес-процессов по новой схеме;
  • анализ результатов, при необходимости — внесение коррективов в регламент;
  • внедрение нормативов на постоянной основе;
  • окончательное утверждение правил, распоряжений, инструкций, внесение их в информационную базу предприятия.

Работу можно считать оконченной, когда контролирующий орган отметит повышение эффективности деятельности (достижение запланированных показателей) на данном участке.

Заключение

Оптимизация бизнес-процессов — это сложная, многоплановая задача: невозможно за один приём выделить и проанализировать каждый из процессов предприятия, это кропотливый труд. Поэтому, приступая к внедрению новых, оптимизированных технологий, помимо описания целей и задач желательно установить конкретные временные рамки для проведения запланированных работ.

Как оптимизация бизнес-процессов влияет на работу компании?https://www.youtube.com/watch?v=uservyukazakov

Кроме того, необходимо позаботиться об обеспечении лояльности коллектива, для чего необходимо заблаговременно проводить с сотрудниками разъяснительную работу. Не следует забывать, что человеческие ресурсы являются основной ценностью компании и значимым фактором её успешности. Сознательное или бессознательное саботирование мероприятий по оптимизации может свести к нулю все усилия специалистов и высшего руководства организации.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
FinToPro