Как открыть агентство по организации праздников с нуля

Оказываемые агентством праздников услуги

После определения целевой аудитории или объединения нескольких групп людей в единую аудиторию можно приступать к решению вопроса о предоставляемых услугах.

Лучше всего оказывать сразу большой спектр услуг, это значительно улучшит рейтинг агентства и повысит прибыль от организации мероприятий.

На первом месте при организации праздников всегда стоит очень важная часть – ведущий. Без него не обходится ни один праздник, поэтому люди часто ищут именно его.

Скорее всего, в агентство, которое не предоставляет услуги ведущих, будут обращаться гораздо реже обычного.

На втором месте при организации праздника стоит видеосъемка или фотограф. Этот пункт также является обязательным.

Празднующим хочется запечатлеть прошедшее мероприятие в фотографиях и видеозаписях.

От пункта с фотографиями есть небольшое ответвление, которое включает в себя индивидуальную фотосессию.

Эта услуга может служить еще одним плюсом компании, так как фотосессию могут заказывать не только на праздники.

Следующим в списке стоит музыкальное сопровождение праздника. Без музыки, как говорится, «далеко не уедешь». Эту поговорку надо помнить всем организаторам.

Лучше придумать как организовать музыкальную часть в празднике, иначе клиенты могут пойти в другое агентство.

Последние три пункта относятся к хозяйственным деталям, которые не носят обязательный характер, но их присутствие значительно поднимет возможность обзавестись клиентами.

Оформление залов является довольно популярной часть организации праздника.

Люди доверяют агентству оформление какого-либо помещения в тематике празднике:

  • гелиевые шары,
  • различные ленты,
  • прочие украшение.

Кроме этого, можно предоставлять клиентам услугу аренды праздничных аксессуаров. То есть, агентство закупает различные аксессуары в небольшом количестве.

Клиенты часто выбирают именно аренду аксессуаров, так как они понадобятся только во время праздника, значит платить большие деньги за вещь, используемую один раз, они не будут.

Последней хозяйственной частью является заказ ресторана и подготовка меню. Данная услуга пока не пользуется большим спросом, но если у агентства закажут организацию праздника под ключ, то это идеальный шанс завоевать уважение заказчиков.

Конечно, есть и другие услуги, которые можно оказывать клиентам. Здесь все ограничивается только возможностью спроса и фантазией организатора.

Как открыть агентство праздников с нуля?

При написании бизнес-плана своего будущего агентства праздников, в первую очередь необходимо позаботиться о регистрации такой деятельности, ведь эта процедура несет за собой цепочку хоть и небольших, но все же, существенных расходов. Перед началом оформления всех юридических бумаг для «чистого» ведения бизнеса, необходимо выбрать форму ведения вашего бизнеса: общество с ограниченной ответственностью (ООО) или в качестве индивидуального предпринимателя.

У каждой из вышеуказанных форм есть свои плюсы и минусы, но в любом случае, вам потребуется консультация хорошего юриста, что бы разобраться в каждой из форм. Так, ощутимым плюсом регистрации бизнеса в качестве юридического лица будет возможность открыть бизнес вместе с партнерами, которые могут внести денежные средства в уставной капитал юридического лица.

Если же вы решили открыть и использовать агентство праздников как бизнес в качестве индивидуального предпринимателя, то важным плюсом станет возможность перейти на упрощенную систему уплаты налогов. Кроме того вам не придется систематически заполнять кучу бумаг, благодаря чему можно уделить больше времени любимой деятельности.

Сотрудники и персонал агентства

Бизнес план агентства по организации праздников должен включать в себя сотрудников, с которыми вы вместе будете вести ваше дело к успеху. Поэтому, для начала необходимо определиться в форме сотрудничества с актерами, клоунами, фокусниками.

Первый вариант – наем персонала в свою компанию. Для нормального осуществления деятельности необходимо нанять сценариста, который будет учитывать все пожелания клиентов в написании праздника; костюмера, который может также отвечать за грим, двух-трех актеров, фокусников, менеджеров по работе с клиентами, а также других людей творческих профессий.

В целях экономия денежных средств несколько функций может выполнять один человек, какие-то из функций можете взять на себя. При выборе данной форм работы с сотрудниками нельзя забывать, что кроме денежного содержания необходимо будет уплачивать страховые взносы в пенсионные фонды всех уровней, оформлять страховки, предоставлять отпуска, в том числе по уходу за ребенком. Поэтому, данная форма работы предпочтительней для крупных агентств.

Второй вариант – заключение гражданско-правовых договоров с потенциальными сотрудниками. Например, если вам необходимо устроить детский праздник, то можно заключить договор на «один раз» с фокусником, который, может быть, в ближайшее время вам больше и не понадобиться. Поэтому, такой вариант экономичней и эффективней. У наемных актеров своих костюмы, они сами беспокоятся о гриме и других мелочах.

Вместе с тем, могут быть актеры, которые не качественно выполняют свою работу или отличаться особенными негативными качествами. Именно неуверенность в профессионализме наемных сотрудников на один раз является основным минусом данной формы работы. Поэтому, при наборе сотрудников для своего агентства праздников вы должны полагаться только на себя и решить, потратить ли денежные средства на наем профессионалов в свою команду или постоянно проводить долгие кастинги в целях поиска нужного вам человека для праздника, который могут заказать провести в короткие сроки.

При подборе людей для вашего агентства праздников не стоит экономить. Ведь бизнес агентство праздников – это не единственное место, где отдельные актеры смогут найти работу. Кроме того, имея около себя профессионалов своего дела, бизнес пойдет в гору с удвоенной скоростью, ведь именно по первым удачным проектам и сложится мнения о вашей компании.

Бизнес-план должен включать в себя строку непредвиденных расходов, которые будут возникать у вас постоянно в первое время после открытия. Первоначально надо быть готовым к тому, что ваше дело будет требовать большое количество вложений. Не стоит бояться этого, но и к непредвиденным расходам стоит относиться с осторожностью, ведь со временем они могут уничтожить все то, что создавалось вами долгое время.

Как открыть агентство по организации праздников с нуля

Не стоит сразу браться за большое количество заказов. Для начала лучше взять в работу два-три мероприятия и провести их на высшем уровне, что позволит вашему агентству твердо встать на ноги и завоевать уважение у клиентов. Выбирая количество, а не качество, появляется большой риск не успеть сделать все запланированное. Репутация – это хрупкое явление, ее легко разрушить, а на восстановление необходимо будет потратить большое количество времени и сил.

Кроме того, не стоит заниматься предпринимательской деятельностью без соответствующего оформления в соответствии с законом. Если ваш бизнес будет расти, развиваться, а у вас будет не все в порядке с документами, то в скором времени надзорные и контролирующие органы все равно найдут вас и тогда не только вашей репутации, но и всему делу придет конец. Поэтому, лучше заранее оформить все необходимые документы и в дальнейшем не волноваться за свою судьбу.

Собрав воедино все затраты, которые могут возникнуть при открытии своего бизнес агентства праздников можно разделить их на несколько групп.

  • на оформление деятельности
  • на аренду помещения
  • на наем сотрудников
  • на орг. технику
  • на материалы, костюмы и т.д.

Таким образом, примерная сумма для открытия своего агентства праздников составляет 200-250 тысяч рублей. Эта сумма включает в себя максимальные затраты на первое время, без учета всех особенностей для экономии, перечисленных нами выше.

Не стоит бояться, что эта сумма будет тяжбой для вас, ведь если вы действительно нашли свое дело, можете воплотить свою талант именно в творческой деятельности, то деньги, несомненно, поплывут в ваши руки, а работа будет приносить не только финансовую пользу, но и счастье, что является самым главным в жизни каждого человека.

Читайте еще: Бизнес на оформлении праздников

Бизнес-план в любом деле – это основа основ, которая не только позволяет нарисовать картину будущего бизнеса, но и предотвратить риск неудачи, или «смягчить» последствия банкротства. О том, как создать бизнес-план я уже рассказывал своим читателям, повторяться не буду. Желающие могут посмотреть всю информацию по этой ссылке.

Все, что связано с регистрацией своего бизнеса, тоже можно найти на этом блоге. Здесь – вы прочитаете подробное руководство о том, как открыть ИП, а в этом источнике – о том, как открыть ООО. Как выбрать между этими двумя формами ведения бизнеса узнаете тут. Рекомендую вам ознакомиться также со статьями о том, какую форму налогообложения выбрать для своего предприятия, и какие налоги платит ИП.

Организация праздников – это как раз тот бизнес, в котором «кадры решают все». 2-3 специалистам это дело «вытянуть» не под силу, разве что подвизаться на проведении мероприятий с небольшим бюджетом. Для того, чтобы достичь успеха в своем деле, вам потребуется команда первоклассных специалистов:

  • Аниматоров
  • Водителей
  • Сценаристов
  • Ведущих-шоуменов
  • Фотографа, видеооператора

Кроме этого, потребуются повара, рабочие-монтажники световых и прочих конструкций, танцоры, циркачи, музыканты разных жанров, пиротехники, официанты, оформители, и еще куча всякого народа. Разумеется, всех этих людей держать в штате просто невозможно, поэтому нужных в первую очередь спецов я поместил в список, а остальных перечислил в строчку.

Кого именно приглашать в вашу команду на официальных началах, а кто будет привлекаться по мере необходимости по договору – решать вам. Но то, что в ходе работы агентства по организации праздников вам придется «обрасти щупальцами» полезных связей – это факт, причем не только среди «акул» шоу-бизнеса, но и среди муниципальных властей, директорами школ, детских садов, театров, владельцами кафе и ресторанов, и прочими «нужными» людьми.

Читать далее:  Свой бизнес по производству зеркал

С сотрудниками можно поступить как с офисом. Достаточно иметь в штате только одного человека, который будет помогать с организацией праздников.

На начальном этапе не обязательно нанимать фотографов, ведущих и прочих специалистов.

Работать с ними можно по договоренности, а уже потом и нанимать на постоянной основе.

Аниматоры должны уметь «вживаться» в любые ролиКак открыть праздничное агентство с нуля, которое будет востребованным с самого начала? Для этого важно наличие в организации креативных, интересных и ярких работников, которые смогут увлекательно преподносить услуги компании, а также будут великолепно справляться с поставленными задачами. При этом можно выделить следующие особенности:

  • Если компания будет специализироваться на проектировании и непосредственном проведении праздников, то в ее штате должно быть очень много сотрудников: певцы и музыканты, фотографы и видеооператоры, фокусники и флористы, а также другие специалисты в определенной сфере деятельности. Все это будет сказываться на фонде заработной платы.
  • При незначительных первоначальных вложениях могут вовсе отсутствовать собственные работники. В таком случае сотрудничество может строиться на привлечении необходимых специалистов со стороны при поступлении заказов. Такая форма организации считается наиболее оптимальной для начинающих компаний. Однако риск того, что в нужное время можно не найти подходящих людей, а также велика вероятность сотрудничества с непрофессионалами.
  • Смешанный вариант считается самым оптимальным. Он предполагает формирование основного штата, в котором будут иметься самые востребованные и нужные специалисты, а вот других профессионалов можно будет привлекать по необходимости для различных заказов.

Всегда руководствовался этой пословицей, когда начинал заниматься масштабными и серьезными делами. Этот раз тоже не стал исключением. Сразу вспомнились времена учебы в техникуме и занятия по коммерческой деятельности.

А именно слова преподавателя Оксаны Владимировны: “Все начинается с хорошего бизнес-плана, ибо это карта, без которой корабль сядет на мель или утонет”. За стартовый капитал я не переживал, так как были некоторые сбережения, плюс всегда можно занять.

Как открыть агентство по организации праздников с нуля

В общем, главное — это хороший БП, который даст ответы на такие вопросы:

  • Сумма стартового капитала;
  • Тип помещения, товарные запасы, оборудование;
  • Требования к персоналу;
  • Срок выхода на окупаемость;
  • Юридические аспекты.

Основные расходы при основании бизнеса:

  • Аренда помещения (около 300 тыс. руб.).
  • Необходимый инвентарь (затратным окажется музыкальное оборудование: микрофон, сабвуферы, микшерский пульт). Для проведения детских праздников необходимо множество костюмов, батуты – 200 000 руб.
  • Зарплаты сотрудникам (от 500 тыс. руб.).
  • Транспортные расходы.

Открытие детского агентства праздников – это не просто команда талантливых аниматоров. Тут необходимо продумывать определенные концепции дела. Сумма первоначального капитала может колебаться от 10000$ до 100000$ – все зависит от возможностей и фантазии бизнесмена. Но всегда можно начать дело с минимальным стартовым капиталом. Помощь знакомых и родственников в организации детских праздников поможет наработать клиентскую базу.

Подбор персонала для работы

Выбор помещения является важной задачей в процессе написания бизнес-плана. Ведь как говорит русская пословица: «Встречают по одежке, а провожают по уму». Именно поэтому стоит определиться, выбрать ли для вашего агентства небольшое, но уютное офисное помещение, где ваши потенциальные клиенты будут подписывать договор, знакомиться с актерами, которые будут дарить праздник, а также просматривать портфолио, или большой эффектный офис, где клиентам будет максимально комфортно.

Выбирая место, стоит учесть, что клиентам удобнее приехать к вам в офис в центре города, нежели в отдаленный спальный район. Кроме того, расположение агентства в более оживленной части города будет способствовать увеличению объема клиентов, а так рекламной массы: ваше агентство, особенно с яркой наружной рекламой, будет всегда на виду у прохожих.

Вместе с тем, при выборе помещения главное не перестараться. Сильно яркие, неадекватные и помещения с нестандартным дизайном, скорее всего, оттолкнут клиентов от вас. Оформляя бизнес агентство праздников не надо забывать про лаконичность и уют.

Какие документы нужны для открытия агентства праздников

Любой бизнес требует различных документов и бумаг.

Агентство по организации праздников не является исключением. Надо определиться с регистрацией фирмы и налогообложением.

Что касается регистрация, тут есть два пути: оформить ИП или ООО. Прежде надо определиться, каким клиентам агентство будет оказывать услуги.

Так, чтобы организовать праздник частным лицам, достаточно иметь ИП. Но если агентство будет работать с другими компаниями, то тут без ООО не обойтись.

Форма налогообложения также определяется клиентами. Для работы с частными лицами надо выбирать ЕНВД, иначе – УСН.

Можно, конечно, выбрать сразу две формы, тогда придется строго разделять каждый праздник и следить за налогами.

Организация праздников в нашем примере бизнес-плана с нуля предполагает:

  • регистрацию ИП. Впоследствии можно перейти на ООО, чтобы обслуживать не только физических лиц, но и организации;
  • выбор кодов ОКВЭД – 93.29 «Деятельность зрелищно-развлекательная прочая» и 85.41.9. «Образование дополнительное детей и взрослых прочее, не включенное в другие группировки».

Как открыть агентство по организации праздников с нуля

Арендуем офис в бизнес-центре (например, БЦ «Гагарин») в 35 кв.м. и поделим его на: кабинет — 10 кв.м и 25 кв.м для мастер-классов и небольших праздников. Принципиальное условие: офис должен быть в центре города, с удобной парковкой.

Под оборудование и костюмы нужен склад. Поначалу функцию склада может выполнять свободная комната в квартире, но с расширением понадобится отдельное помещение.

Площадками для больших праздников, детских и подростковых могут служить: ночной клуба, пустующий днем, кафе, Дом Музыки.

В программе: развлекательная часть (конкурсы), сюжет с элементами квеста, угощение.

График работы: по будням с 11-00 до 20-00. По договоренности – встреча в удобное время.

Что касается регистрация, тут есть два пути: оформить ИП или ООО. Прежде надо определиться, каким клиентам агентство будет оказывать услуги. Чтобы организовать праздник частным лицам, достаточно ИП. Но если агентство будет работать с юридическими лицами, нужно будет создавать ООО. Для регистрации ИП необходимы паспорт, заявление и квитанция об уплате Госпошлины. Для ООО также нужен будет уставной капитал.

Какую систему налогообложения выбрать для регистрации агентства праздников

Для агентства подойдет упрощенная система налогообложения. Удобнее выбирать ставку «доходы» и платить 6 % от общих доходов агентства. Если предполагается торговля, например, воздушными шариками, нужно выбирать ЕНВД.

Первые шаги: анализ целевой аудитории, оценка конкурентной среды

Первый шаг на пути к цели – это анализ целевой аудитории и местного рынка. Инвестор должен провести маркетинговое исследование, оценить спрос на услуги праздничных агентств в городе и изучить своих конкурентов.

Целевая аудитория – это люди со средним и высоким достатком в возрасте от 20 до 50 лет. Большую часть заказов (60%) обеспечивают семьи с детьми. Примерно 20% ЦА – это работники различных компаний, они заинтересованы в проведении корпоративных вечеринок. Около 10% ЦА – это молодые пары, которые собираются пожениться.

Анализ конкурентов позволит выявить их слабые и сильные стороны. Важно выяснить, какие услуги оказывают действующие в городе праздничные агентства, по какой цене. Стоит изучить отзывы о подобных компаниях. На основе проведённого анализа будущий предприниматель сможет составить перечень наиболее востребованных услуг и определить собственную ценовую политику.

Целевая аудитория

ЦА бизнеса по организации детских праздников – дети и их родители. И здесь есть небольшая хитрость. Многие начинающие бизнесмены ошибочно полагают, что если мероприятие оплачивается из кармана родителей, то и рекламная кампания должна быть направлена строго на взрослых. Отсюда неверно создаются ассоциативные ролики, рекламная продукция размещается в местах, недоступных для детей и т. д. В большинстве случаев все попытки пиара остаются незамеченными – родители игнорируют рекламу, а дети ее просто не видят.

Именно поэтому главная целевая аудитория – дети. Всю рекламную кампанию необходимо направлять именно на них, размещать продукцию в местах, где малыши обязательно заметят информацию, а уж затем непременно донесут ее до родителей. Причем сделают это таким способом, что взрослые не смогут отказать своим чадам в проведении праздника.

Ценовая политика

Стоимость организации праздничных мероприятий – понятие растяжимое. Все зависит от продолжительности программы, количества задействованных аниматоров и реквизитов.

Ориентироваться следует как на затраты при проведении шоу и расчета потенциальной выгоды, так и на средние расценки по городу.

Приблизительный прайс может выглядеть следующим образом (руб.):

  • 2 500–3 500 – программа 30 минут с участием одного аниматора;
  • 6 000–7 000 – то же самое, но с участием животных или птиц;
  • 9 000 – программа 1 час с участием 2–3 аниматоров (допускается использование животных);
  • 15 000–20 000 – групповое представление от 7–10 детей.

https://www.youtube.com/watch?v=lBBT0Ty3EG0

Кроме этого, ценовой сегмент шоу можно разделить на:

  • «премиум»;
  • «стандарт»;
  • «эконом».

Для каждого варианта выстраивается своя цена, удовлетворяющая запросы клиентов.

Провести анализ конкурентов не так сложно. Аниматоров-одиночек, для которых этот вид деятельности является подработкой, можно не учитывать. Во внимание берутся только фирмы и индивидуальные предприниматели, имеющие штат сотрудников и предлагающие широкий набор программ.

До 90% всех конкурентов можно вычислить через интернет – Яндекс или Гугл карты, 2Гис, региональные печатные издания.

На основе полученной информации формируется список из самых популярных агентств и ИП, оказывающих услуги по организации детских праздников, а также определяется формат их деятельности.

Что учитывается в работе конкурентов:

  • ценовой сегмент;
  • количество программ;
  • качество и количество реквизита;
  • наличие животных в шоу и других оригинальных шагов;
  • штат сотрудников;
  • специфика работы – заключение договоров со всеми, включая физические лица, или сотрудничество только с образовательными учреждениями и выступление на городских мероприятиях.

Полученной информации достаточно для определения уровня конкуренции, возможностей других фирм и формирования собственных конкурентных преимуществ.

Несмотря на множество положительных сторон бизнеса по проведению детских праздников, деятельность сопряжена с некоторыми рисками:

  • Снижение спроса на услуги – риск связан с высокой конкуренцией, а также с благосостоянием населения. Повышение цен на продукты, коммунальные услуги и отсутствие роста заработных плат напрямую отражается на количестве заказов в меньшую сторону.
  • Длительная окупаемость проекта – при недостаточной рекламной кампании раскрутка бизнеса может затянуться на месяцы, в течение которых в проект вкладываются силы, время и средства, но он по-прежнему не окупается.
  • Иные факторы, не зависящие от предпринимателя (изменения в законодательстве, повышение налоговой ставки).
Читать далее:  Свой бизнес аутсорсинг бухгалтерских и аудиторских услуг

Фактор сезонности

Бизнес по организации детских праздников условно можно назвать сезонным. Особенно это заметно в преддверии новогодних каникул. В этот период спрос на аниматоров в виде Деда Мороза, Снегурочки и сказочных персонажей возрастает в десятки раз, поэтому можно заработать за несколько недель 3-месячную выручку.

Кроме этого, имеется еще несколько пиковых периодов в году:

  • конец зимы и начало весны, выпадающие на проведение Масленицы;
  • май – выпускные в детских садах;
  • сентябрь – начало года в детских учреждениях;
  • конец октября – празднование Хэллоуина.

Это все относится к заказам от государственных и частных структур, которые совместно с родителями хотят порадовать детей. Заказы на проведение дней рождения не зависят от сезонности и поступают регулярно в течение всего года.

В ивент-бизнесе, как ни в каком другом, название имеет огромное значение. Оно должно быть ярким, интригующим, запоминающимся и обязательно отражать суть деятельности вызывать позитивные ассоциации. Однажды услышав, потенциальные клиенты должны легко запомнить название. До того, как открыть агентство праздников, необходимо определиться с набором услуг, которые вы сможете оказывать.

пострадает качество услуг и имидж агентства. Для начала можно открыть агентство по организации праздников для детей, оригинальных поздравлений, романтических встреч и очень постараться удивить клиентов. Как только народная молва об удачно проведенных мероприятиях станет вашей эффективной рекламой, можно приступать и к проведению свадеб и крупных корпоративных мероприятий. В результате идеальный портфель заказов прочно утвердившегося в бизнесе ивент-агентства может иметь следующий вид:

  • поздравления и розыгрыши – 5%
  • организация свадеб – 15
  • проведение детских праздников – 30%
  • корпоративные мероприятия – 50%

Офис праздничного агентства

На первых этапах можно организовывать праздники без офиса.

Но стоит помнить, что к этому обязательно надо стремиться.

Даже небольшой офис сразу приведет некоторое количество клиентов, а работа по телефону может быстро прогореть.

Брать в аренду лучше помещение в центре. Достаточно будет иметь двадцать квадратных метров, хороший ремонт и выход в интернет.

Если есть такое помещение, то стоит сразу же его арендовать и закупать все необходимые детали:

  • мебель,
  • компьютер,
  • телефон.

Обязательно надо организовать в офисе такую обстановку, чтобы клиенты чувствовали себя уютно и ощущали настроение праздника.

Какие праздники устраивать?

В первое время после открытия не стоит сразу предоставлять свои услуги по организации всевозможных праздников, ведь вам могут заказать особенное торжество, с которым возникнут большие трудности, что негативно повлияет на мнение о вашем агентстве. Обычно, бизнес агентство праздников предпочитают проводить следующие мероприятия:

  • Детские праздники (дни рождения, утренники)
  • Свадьбы и мальчишники
  • Корпоративы
  • Юбилеи, дни рождения
  • Частные праздники

Как открыть агентство по организации праздников с нуля

Именно указанные мероприятия наиболее распространенные и востребованные на рынке, но бывают случаи, когда заказчики просят устроить национальный праздник или мероприятие, которые не вписывается в привычный образ жизни людей.

Плюсом для вашего агентства будет иметь заранее несколько сценариев для предложенных праздников «под ключ», которые можно показать потенциальным заказчикам вместе с фотографиями актеров, конкретными ценами. В любом случае клиенту важно знать заранее, в какую сумму обойдется проведения их праздника.

Сезонный фактор

У детских праздников, как и в любой другой деятельности, существует сезонность. Больше всего заказов приходится на предновогодние дни, праздники, стабильно идут заказы весной и осенью. А вот летом, когда все детишки разъезжаются по лагерям и деревням, количество заказов резко сокращается.

«В самый спад сезона я решила, что мне нужно непременно арендовать офис, много средств было вложено в рекламу, а рекламные вложения в межсезонье пошли впустую. В результате, под конец лета я оказалась на мели», — говорит Влада Чижевская. Поэтому периоды спада лучше переждать спокойно, не распыляясь на ненужные действия. Это позволит сэкономить ваши деньги, а там — и осень не за горами.

Бизнес на организации праздников

Регистрация бизнеса

Зарегистрироваться можно и как индивидуальный предприниматель, и как общество с ограниченной ответственностью. Первый вариант более быстрый и простой, зато второй гораздо перспективнее в плане дальнейшего развития. Если вы собираетесь заниматься организацией корпоративов (а это один из основных видов деятельности праздничных агентств), то вы будете сотрудничать с юридическими лицами, поэтому целесообразнее будет сразу регистрировать ООО.

Конкуренция

Для начала необходимо проанализировать рынок вашего города на наличие подобных агентств. Если обнаружатся агентства с отличной репутацией, которые уже долго находятся на рынке, конкурировать с ними будет довольно сложно. В этом случае вы должны придумать какую-то необыкновенную фишку, которая будет только у вашей компании, чтобы выгодно выделиться на фоне конкурентов.

Это может быть нестандартный подход к проведению праздников, доступ к необычным локациям либо потрясающе остроумные ведущие, которых начнет цитировать весь город. Выходить на рынок со стандартным набором услуг, если в городе уже есть «акула» такого бизнеса, тоже можно. Но в этом случае совершенно не факт, что вы сможете достичь успеха в данном бизнесе.

Поиск помещения

Помещение необходимо для офиса, в котором преимущественно будут вестись переговоры с клиентами и храниться материалы и принадлежности. Первое время можно обойтись и без офиса, назначая клиентам встречи в кафе, ресторанах или на их территории. Однако, учтите, что наличие офиса добавит некой солидности компании.

Вполне достаточно будет 20-30 квадратных метров площади. Разместить офис лучше в центральной части города, чтобы любые ваши клиенты смогли быстро и без проблем его отыскать. Это может быть помещение в одном из бизнес-центров либо в отдельно стоящем здании на первом этаже. Офис должен содержать в себе три отдельные комнаты и вестибюль.

Оборудование

Из оборудования в офис понадобится стандартная оргтехника – компьютеры, принтеры, сканеры и т.д. И обязательно проекционного оборудование, чтобы можно было наглядно демонстрировать клиентам примеры оформления торжеств и другую важную информацию. Также понадобится мебель (мягкие диваны или кресла) в приемную комнату и стойка для ресепшиониста.

Для использования на проводимых мероприятиях понадобится звуковое оборудование – колонки, усилители, микшеры, светомузыка, микрофоны. Вы можете сразу приобрести всё это либо брать в аренду только в те дни, когда такое оборудование потребуется. Но с покупкой затягивать не стоит. Лучше приобрести всё оборудование при первой возможности, чем тратить деньги на аренду, да еще и иметь риск непредвиденных расходов в случае, если нужно будет выплачивать компенсацию за испорченные или сломанные аппараты. А произойти может всякое.

Также агентству не обойтись без костюмов и декораций. Для начала неплохо иметь хотя бы несколько комплектов того и другого под разные виды торжества. Со временем будете докупать новые, тем самым расширяя разнообразие предоставляемых услуг.

И последний тип необходимого оборудования – это фото- и видеотехника. Она должна быть профессиональной или хотя бы полупрофессиональной на первое время. Сейчас снимают на камеру практически все праздники и торжества на память, поэтому без этой техники вам не обойтись.

Услуги и клиенты

Всех клиентов агентств по организации праздников можно разделить на две категории – это частные лица и предприятия. Частные клиенты будут заказывать у вас проведение дней рождений, детских праздников, празднование семейных годовщин, свадеб. Предприятия будут заказывать организацию корпоративных праздников – дня рождения компании, празднование Нового года, 8 марта и других дат.

Каждый из видов праздников требует особенного подхода. Для начала вы должны выслушать пожелания клиента относительно того, где и как они хотят провести праздник. Тут очень важен и бюджет, которым располагает заказчик. Если он невелик, вы должны посоветовать клиенту, как можно организовать праздник таким образом, чтобы уложиться в бюджет и оставить заказчика довольным.

Часто клиенты приходят не с конкретными предложениями, а просто с желанием хорошо отдохнуть и отметить дату. Например, к вам придет молодая пара и озвучит, что они хотят «красивую свадьбу, но чтобы она была необычной и запомнилась гостям, а бюджет у нас вот такой вот». Далее ваши креативные менеджеры посредством переговоров (часто довольно продолжительных) с клиентами, приходят к одному сценарию торжества. Вы должны предлагать заказчикам большое количество разнообразных идей, пока не услышите от них «Вот это действительно то, чего мы хотим!».

Персонал

— Менеджеры по работе с клиентами. Эти люди должны быть коммуникабельны и обладать даром убеждения и эффективного взаимодействия. Менеджеры будут проводить первоначальные встречи с клиентами, вести с ними переговоры и составлять план и смету мероприятий;— Декоратор. Или по-другому – оформитель зала.

Он, собственно, будет украшать помещение перед праздником с помощью различных декораций и элементов интерьера. Декоратор должен обладать художественным вкусом и желательно иметь образование в сфере дизайна;— Флорист. Это тоже декоратор, но украшает он помещения при помощи цветов. Помимо работы с помещениями, флорист будет также составлять цветочные композиции для невест и именинников;

— Креативные менеджеры. Это сотрудники, которые создают сценарии мероприятий – пишут тексты ведущему, придумывают конкурсы, разрабатывают представления и шоу-программы и т.д. В принципе, образование здесь не так важно, как нестандартный ум, находчивость и умение творчески мыслить. Как показывает практика, в этом направлении часто работают бывшие квнщики;— Ведущие.

Читать далее:  Производство бескаркасной мебели - свой бизнес с рентабельностью от 40%

Для начала наймите одного ведущего, который будет работать на всех праздниках. По мере развития бизнеса и увеличения клиентской базы можно будет добавить еще нескольких ведущих, разных по своей манере вести мероприятия. Так вы сможете давать возможность клиентам самостоятельно выбрать ведущего на свое торжество;

— Фотографы и операторы. Если наймете их уже со своей техникой, то сможете сэкономить на покупке фото- и видеооборудования, однако, в этом случае придется предложить им более высокую заработную плату;— Ди-джей. Человек, отвечающий за музыкальное сопровождение мероприятий. Ди-джей должен легко справляться со звуковым оборудованием, которое у вас имеется, и конечно же, иметь хороший музыкальный вкус;— Водитель.

Кроме того, агентство должно иметь обширный круг бизнес-контактов. Это могут быть музыкальные группы, известные ведущие, танцовщицы, клоуны, жонглеры, фокусники, пиротехники, оформители, работающие со специфическими материалами и т.д. Таких специалистов можно приглашать к сотрудничеству на отдельных мероприятиях.

Ваши клиенты могут заказать у вас всё, что угодно – от проведения экстравагантного огненного шоу до показа необычных фокусов или приготовления экзотических блюд – и вы всегда должны суметь найти людей, которые смогут это выполнить. В обратном же случае, вы потеряете клиентов и понизите свою репутацию, так как не смогли воплотить в жизнь желание заказчика.

Вы должны понимать, что квалифицированный и креативный персонал – это главная ценность агентства по организации праздников. Можно иметь шикарные декорации и дорогостоящую технику, но это всё будет бесполезным, если работники не будут знать, что с этим делать. Вы можете попытаться найти действительно стоящих профессионалов, платить им достойную заработную плату, и тогда можете не переживать о качестве предоставляемых услуг.

Чтобы создать собственное агентство праздников, вам не нужен большой штат и дорогостоящее оборудование. На первоначальные инвестиции потребуется 150 000 рублей. Большой плюс бизнеса в том, что его можно вести на дому, не арендуя помещение, что, конечно снизит ваши затраты. Но, с другой стороны, встречаться с клиентами на нейтральной территории, где-нибудь в кафе, но слишком удобно.

Грамотный анализ преимуществ и недостатков ивент агентства позволит оценить возможности развития и риски ведения такого бизнеса.

Организация праздников: бизнес план

Для того, чтобы открыть агентство праздников, лицензия не требуется, достаточно зарегистрировать ИП. Без офиса на начальном этапе тоже можно обойтись. С первыми клиентами можно встречаться на нейтральной территории, но по мере появления серьезных заказчиков хороший офис станет подтверждением солидности компании.

После встречи в убогом офисном помещении серьезный заказчик вряд ли доверит компании проведение корпоративного мероприятия с крупным бюджетом, а на обслуживании только мелких клиентов выйти ивент-агентству на по-настоящему высокие заработки практически невозможно. Второй важный аспект открытия агентства праздников – поиск партнеров и порядок работы с ними.

Сегодня в интернете можно найти артистов любых жанров. Кроме того, во время проведения мероприятий в случаях, когда заказчик пользуется услугами нескольких ивент-агентств, можно договариваться и даже заключать договор о дальнейшем сотрудничестве с «чужими» исполнителями. Ивент-бизнес хорош тем, что в начале деятельности владелец может самостоятельно контролировать несколько организационных функций, вести несложную бухгалтерию, принимать на свой телефон звонки от заказчиков и генерировать креативные идеи.

По мере увеличения портфеля заказов, можно нанимать профессиональных ивент-менеджеров и специалиста по продажам, выплачивая им зарплату в пределах 18-20 тыс. рублей. Пожалуй, единственный специалист, которого следует пригласить перед тем, как открыть агентство праздников, – это свой штатный сценарист-постановщик, который обеспечит уникальность мероприятий, и сам будет подбирать для их реализации исполнителей.

Краткое резюме

  • Стартовые инвестиции: 1 млн рублей
  • Срок окупаемости: 1,5 года
  • Ежегодная чистая прибыль: 1,5 млн рублей
  • Точка безубыточности: 1 год

Прежде чем приступать к написанию бизнес-плана агентства праздников, выберите специализацию агентства:

  • организация свадеб;
  • юбилеи, дни рождения;
  • корпоративы;
  • детские праздники;
  • новогодние, к 23 Февраля, к 8 Марта;
  • тематические вечеринки в ночных клубах;
  • проведение художественных выставок;
  • розыгрыши и пр.

Лучше выбрать от одной до трех смежных тематик. Распыляться и пытаться делать все сразу бессмысленно и чревато убытками.

Кроме проведения праздника, некоторые агентства оказывают дополнительные услуги: договаривается с кафе об аренде зала или кейтеринге, о ведении фото- и видеосъемки.

Стать свадебным организатором

Как уже было сказано выше, специальное образование для этого не требуется, однако очень желательно обладать следующими способностями:

  • Организаторский талант необходим, ведь во время работы придётся решать массу проблем, заниматься документами, сметами, составлять отчеты, обращать внимание на логистику и огромное количество других моментов. Сотрудник обязан учесть все нюансы и собрать действующих лиц в нужное время. Необходимо постоянно координировать деятельность своих помощников и партнёров, следить за тем, чтобы гости и молодожены ни в чем не нуждались.
  • Предусмотрительность. Нужно предугадывать форс-мажорные обстоятельства и заранее продумать все варианты развития событий: от плохой погоды до проблемных гостей. Наемный работник должен заблаговременно позаботиться о пледах, зонтах, медикаментах. Если во время проведения мероприятия возникают проблемы, все они ложатся на плечи распорядителя.
  • Внутренняя дисциплина и многозадачность. Часто бывает и так, что несколько свадебных проектов готовится одновременно. В таком случае сотруднику приходится переключаться с одного мероприятия на другое, одновременно думая обо всех мелочах и затруднениях. Для четкой координации придётся обладать внутренним стержнем и постоянно записывать свои действия.
  • Внимание к деталям позволит создать идеальный праздник. Во время свадьбы всё должно быть на высшем уровне. Координатору придётся учитывать каждую мелочь: наряды подружек невесты, свадебное платье и костюм, макияж, украшения, декорации, музыку и т. д. Все эти элементы при верном расположении создадут незабываемую атмосферу, однако в случае неумелого использования утянут мероприятие «на дно».
  • Любовь к людям поможет перенести их недостатки и получить от своей работы настоящее удовольствие. В течение организационного процесса молодожены неоднократно меняют свои пожелания и обвиняют наемного сотрудника в непрофессионализме. Человек должен хорошо относиться к своим клиентам и понимать их нервозность. В противном случае он не сможет работать с ними.
  • Крепкие нервы должны выдерживать даже самые стрессовые ситуации. На координатора ложится очень большая ответственность и в случае неудачи одного из сотрудников он должен быстро заменить его. Наемные артисты часто опаздывают, а повара не всегда профессионально выполняют свои обязанности. Организатор не может растеряться в затруднительной ситуации, особенно, когда проблема должна решаться в считанные минуты.

Все вышеописанные качества можно развить, но лучше, чтобы потенциальный сотрудник уже обладал хотя бы некоторыми из них.

Как открыть агентство по организации праздников

Теперь мы расскажем непосредственно о том, как стать свадебным организатором. Пошаговая инструкция поможет лучше скоординировать свои действия и настроиться на работу. Для начала карьеры придётся пройти несколько этапов. Как стать свадебным организатором:

  1. Найдите партнёров. Не стоит заниматься сложным и многоэтапным процессом самостоятельно. Заранее договоритесь с артистами, визажистами, кулинарами и другими специалистами. Работу знакомых людей координировать намного проще.
  2. Возьмите пару бесплатных заказов. Это могут быть друзья или знакомые, которые собираются отпраздновать вступление в брак. Несмотря на отсутствие оплаты, старайтесь выполнять свои обязанности максимально хорошо, ведь это ценный опыт и репутация. Попросите клиентов оставить отзывы о проведенном мероприятии.
  3. Займитесь саморекламой. Придумайте для своей компании запоминающееся название и распечатайте визитки. Подайте объявления в газеты и свадебные журналы, общайтесь на специализированных форумах, создайте тематический сайт или группу в социальных сетях.
  4. Во время праздников делайте красивые фото и собирайте их в альбом. У специалиста должно быть собственное портфолио для рекламы услуг. Размещайте фотоснимки на своих интернет-страничках.

Что собой представляет профессия свадебный организатор. Как им стать?

Теперь читатель знает, как стать индивидуальным предпринимателем и заниматься координацией свадебных торжеств. Распорядитель получает огромное количество преимуществ, он становится финансово независимым и действует по своему личному усмотрению. Если человек любит создавать праздник и желает приносить людям радость, ему обязательно стоит опробовать себя на должности свадебного распорядителя!

Ввиду своих профессий эти люди могут иметь при себе огнестрельное оружие. Необходимо заранее проверить данный момент и попросить всех гостей сдать охране опасные предметы.

  • Работать приходится по 12 часов в сутки и более. Во время выполнения заказа практически не бывает выходных, любые личные праздники и заботы приходится откладывать.
  • Деятельность связана с постоянным перемещением по городу, вне зависимости от погодных условий и состояния здоровья исполнителя.
  • В холодное время года люди редко проводят свадьбы, поэтому специалист может временно остаться без заказов.
  • Далеко не все партнёры и клиенты настроены доброжелательно. Сотруднику потребуется хорошая выдержка для того, чтобы улаживать конфликтные ситуации и не вступать в конфронтацию с проблемными собеседниками.
  • Высокая конкуренция обязывает на хорошую саморекламу. На старте потребуется серьёзно поработать над продвижением и постоянно заботиться о том, чтобы клиенты оставляли только положительные отзывы. Люди платят огромные деньги и желают, чтобы мероприятие прошло на высшем уровне. Они будут весьма огорчены в том случае, если во время празднования возникнут затруднения.
  • Зная все эти особенности, читатель сможет подготовиться к непростой работе и решить, подходит ли она ему. Ответственность очень высока, поэтому не стоит принимать быстрые необдуманные решения. Вспомните о том, как проводили собственную свадьбу и потренируйтесь на организации торжества своих родственников и знакомых. Это принесёт ценный опыт и даст реальное понимание обязанностей представителя данной профессии.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    FinToPro
    Adblock
    detector